Przejrzystość finansowa w trakcie podróży – jak nie zwariować i utrzymać się w budżecie
Nie ma innej rady, trzeba systematycznie zapisywać ile i na co się wydało. To jest jedyny sposób na kontrolę wydatków oraz na porządne rozliczenie się z wyjazdu. Ale jak to zrobić, to już inna kwestia.
Rozliczenia za mój ostatni wyjazd do Tajlandii były dość skomplikowane. Bo na wyjedzie były dwie osoby każda ze swoimi, osobnymi pieniędzmi. Czyli miałyśmy dwie kasy. Problem polegał na tym, że czasem płaciłam za siebie, czasem za obie, a czasem tylko za moją towarzyszkę podróży. I nie tylko ja, bo Kasia też płaciła za mnie, za siebie i za nas obie. Taka sytuacja może doprowadzić do kompletnego galimatiasu, a co za tym idzie sporów i niesnask. W takiej sytuacji, skrupulatne notowanie wydatków jest jedynym sensownym rozwiązaniem. Szczególnie, że już na koniec dnia pełnego wrażeń trudno jest spamiętać na co się wydało pieniądze, nie mówiąc już o tym kto za to zapłacił. A co dopiero proba rozliczenia po tygodniu czy miesiącu?
Jak więc prowadziłyśmy wspólną, ale oddzielną kasę i jak kontrolowałyśmy wydatki, żeby nie zwariować? Proste, codziennie wieczorem notowałyśmy każdy wydatek z zaznaczeniem: kto, ile i za kogo zapłacił. O ile w sklepach dostaje się paragony to gorzej jest jak się kupuje jedzenie na ulicy, bo tam tylko gotówka do ręki i tyle.
Listę wydatków można robić na papierze, ale notowanie elektroniczne uważam za lepszą opcję. Ja używam Notion, bo pozwala mi udostępnić innej osobie tabelę (bazę danych) z wydatkami, więc wszyscy zainteresowani mają wgląd we wszystkie zapiski.
Czyli po pierwsze - PRZEJRZYSTOŚĆ
Tabela z wydatkami była dostępna dla obu uczestniczek wyjazdu. Ja notowałam wydatki, ale to tylko dlatego, że szło mi to szybciej, bo to ja projektowałam tą tabelę i funkcje w niej zawarte.
Wzór tabeli nie jest nowy, bo jest to kopia tej której używałam na poprzednim wyjeździe. Tabela zawierała już pewne pola, ale zmodyfikowałam ją żeby odzwierciedlała dwóch płatników i możliwych odbiorców, beneficjentów transakcji. Miałyśmy trzy “osoby”: Klementyna, Kasia i K+K, czyli wydatki wspólne, którymi dzieliłyśmy się po połowie.
Starałyśmy się nie płacić z dwóch portmonetek na raz, tzn. albo płaciła jedna, albo druga, a nie jedna trochę i druga trochę. Ta taktyka bardzo ułatwiła nam rozliczanie się, bo każdy zakup miał jednego płatnika. Owszem zdarzyło się raz czy dwa, że jakaś płatność była po części z dwóch portmonetek, ale wtedy zapisałam to jako dwie osobne transakcje.
W moim przypadku podstawową walutą rozliczenia były baty tajskie, dlatego na pierwszym miejscu mam THB. Co dwa, trzy dni dodawałyśmy równowartość w złotówkach (pole PLN). Wachania kursu były tak minimalne, że nie przeliczanie od razu nie robiło różnicy.
Dla nas ważne było pole Kategoria (hotel/jedzenie/zwiedzanie/przejazdy/niezbędnik/zdrowie/zakupy), bo pozwalało to nam kontrolować wcześniej ustalony budżet na bierząco w trakcie wyjazdu. Notion pozwala na tworzenie różnych widoków każdej bazy danych. Widoki które stworzyłam to ogólny, czyli wszystkie wydatki razem; kategorie, z sumowaniem każdej z nich; wydatki Kasi; wydatki Klementyny; i “Board” czyli widok, który zrobiłam na szybko i nawet nie zmieniłam nazwy, ale okazał się być najczęściej używanym. U mnie ten widok był grupowany datą, co oznacza, że widziałam wydatki z dziś, z wczoraj, z ostatnich 7 dni, itd. O ile nie widać kwoty, ale za to łatwo zauważyć czy wszystkie wydatki zostały zanotowane. Na koniec dnia, po wpisaniu wszystkich wydatków, czytałam listę na głos Kasi żeby się upewnić czy coś nie umknęło (np. opłata za toaletę 5 batów), takie podwójne potwierdzenie. Datę zakupu wpisywałam w połę “When” (kiedy), a dokładniej wybierałam z kalendarza.
Najważniejsze jednak dla nas było kto zapłacił (u mnie był to wybór z listy uczestników grupy) oraz za kogo i ile. Miałyśmy trzy “osoby”: Klementyna, Kasia i K+K, czyli wydatki wspólne którymi dzieliłyśmy się po połowie. Wszystkie hotele, przejazdy, itp. były wpisywane w K+K. Jeśli kupowałyśmy 2 butelki wody, to szło to do tej kategorii, bo woda kosztuje tyle samo. Jeśli natomiast kupowałyśmy sobie dania w różnych cenach płacąc wspólnie to rozbijałam to na poszczególne osoby. Zdarzało się, że jedna z nas płaciła za drugą bo akurat miała portmonetkę na wierzchu, albo jedna miała drobne, a druga nie. W Tajlandii trzeba strategicznie nosić gotówkę, bo rano nie da się kupić śniadania jeśli nie ma się banknotów odpowiedniego nominału.
Tak więc widoki “Wydatki Kasia” i “Wydatki Klementyna” stworzyłam żebyśmy mogły łatwo określić jakie są nasze wspólne wydatki i wydatki poniesione na siebie i na tą drugą. Wspólne, czyli K+K, żeby zobaczyć która ile wydała na wspólne wydatki więcej, a która powinna zapłacić za kolejny hotel czy większy, droższy przejazd. A pozostałe dwie żeby wiedzieć ile wydało się na siebie, ale bardziej, żeby widzieć ile wydało się na tą drugą.
Ponieważ moja podróż trwała miesiąc, kontrola wydatków była bardzo ważna. Na koniec podróży, jedna z nas była winna drugiej ponad tysiąc złotych. Ale nie było to zaskoczeniem, bo wiedziałyśmy to jeszcze w Tajlandii. A że każde wyjęcie pieniędzy z bankomatu jest płatne 220 THB (czyli ok 25 zł) to strategicznie było dla nas wyjąć większą kwotę przez jedną z nas, niż dwa razy po mniejszej kwocie.
